Eskola-CRMa: nola bihurtu eskaera gehiago matrikula

Familia batek ikastetxea bilatzen duenean, hainbat zentrotara idazten du aldi berean. Informazioa eskatzen du, bizpahiru bisitatzen ditu eta aste gutxitan erabakitzen du. Azkar erantzuten duen zentroak, bisitan esandakoa gogoratzen duenak eta gero deitzen duenak matrikulatu ohi du.

Eskaerak oso gutxitan galtzen dira interes faltagatik. Posta-ontzien, telefono-oharren eta sortu zuenak bakarrik ulertzen duen kalkulu-orri baten artean galtzen dira. Eskola-CRM batek eskaera bakoitza leku bakarrean biltzen du, arduradun batekin eta datadun hurrengo urrats batekin.

Zer da eskola-CRM bat

Interesa duen familia bakoitza lehen kontsultatik matrikularaino erregistratzeko eta jarraitzeko tresna da. Bost gauzatarako balio du:

• Eskaera bakoitza erregistratzeko, bere datuekin eta iritsi den kanalarekin: webgunea, dei bat, mezu elektroniko bat, bisita bat edo ate irekien jardunaldi bat.
• Familia bakoitza zer etapatan dagoen jakiteko eta aurrera egiteko zer falta den.
• Arduradun bat esleitzeko, eskaera bakoitzak hura artatuko duen norbait izan dezan.
• Historia gordetzeko: deiak, mezuak, bisitak eta etapa-aldaketak, bakoitza bere datarekin.
• Bihurketa neurtzeko: zenbat kontsulta bihurtzen diren matrikula, kanalaren eta etaparen arabera.

Zergatik galtzen diren eskaerak CRMrik gabe

Arrazoiak errepikatu egiten dira ikastetxeetan, haur-eskoletan eta akademietan:

• Kontsulta oporretan edo bajan dagoen pertsona baten postara iristen da, eta beste inork ez du ikusten.
• Familiak bisita egiten du, baina gero inork ez dio deitzen zalantzak argitzeko edo plaza proposatzeko.
• Itxaron-zerrenda beste orri batean dago eta, plaza bat libre geratzen denean, zaila da jakitea nori dagokion.
• Zuzendaritzak badaki zenbat matrikula dauden, baina ez nondik datozen ezta iristen ez diren familiak non geratzen diren ere.

Kanpainan, idazkaritzak aldi berean egungo familiak eta berriak artatzen dituenean, hutsune horiek gehiago nabaritzen dira.

Onarpen-prozesuaren etapak

Akatsik ohikoena inork eguneratzen ez dituen hamar etapako salmenta-inbutu bat kopiatzea da. Hezkuntza-zentro baterako, hauek nahikoak izan ohi dira:

1. Eskaera berria. Kontsulta sartu da eta oraindik inork ez du harremanik izan.
2. Kontaktatua. Taldeko norbaitek erantzun du eta lehen zalantzak argitu ditu.
3. Bisita edo elkarrizketa. Familiak zentroa bisitatu du edo bisita hitzartuta du.
4. Plaza-proposamena. Maila batean plaza eskaini zaio eta erabakitzen ari da.
5. Matrikula berretsia. Familiak onartu du eta alta hasten da.

Zentroak itxaron-zerrenda badu edo plaza-erreserba eskatzen badu, komeni da bakoitza etapa propioa izatea. Eta irteera argi bat behar da, baztertua, arrazoiarekin: beste zentro bat aukeratu du, etxez aldatu da, ez zegoen plazarik. Arrazoi horrek azaltzen du gero zergatik galtzen diren familiak.

Garrantzitsuena da urrats bakoitzak talde osoak berdin ulertzen duen irizpide bat izatea. "Kontaktatua" esan nahi du norbaitek familiarekin hitz egin duela, ez mezu automatiko bat bidali zaiola.

Formularioa da sarrerako atea

Webguneko formularioa luzea edo nahasia bada, familia askok ez dute amaitzen. Funtzionatzen duten jarraibide batzuk:

• Eskatu gutxienekoa lehen pantailan: izena, telefonoa edo posta elektronikoa, interesatzen zaion maila eta nola ezagutu duen zentroa.
• Utzi dokumentuak geroagorako, familiak aurrera jarraitzea erabaki duenean.
• Berretsi jasotzea berehala, hurrengo urratsa eta epea adierazten dituen mezu batekin.
• Erabili formulario bat kanpaina bakoitzeko: ikasturte berria, udako campusa, ate irekien jardunaldia. Horrela jakingo duzu zer ekintzak dakarren eskaera bakoitza.

Formulario bakoitzak eskaera zuzenean sortu behar du CRMan. Posta bidez iristen bada eta norbaitek eskuz kopiatzen badu, akatsak eta atzerapenak itzultzen dira.

Arduradunak eta erantzun-epeak

Arduradunik gabeko eskaera erantzunik gabe geratzen da. Esleitu eskaera bakoitza taldeko pertsona bati sartu bezain laster, eta finkatu barne-epe bat lehen kontakturako, adibidez bi lanegun.

Astean behin, berrikusi zazpi egun baino gehiago geldirik daramatzaten eskaerak. Bilera laburra da: bakoitzerako, hurrengo urratsa erabakitzen da edo arrazoiarekin baztertzen da.

Zer neurtu astero

Lau adierazlerekin ia dena ikusten da:

• Eskaera berriak kanalaren arabera. Zer ekintzak erakartzen dituen familiak adierazten du: webgunea, jardunaldiak, gomendioak.
• Lehen kontakturako denbora. Igotzen bada, familiek gehiegi itxaroten dute beste zentro batzuek erantzuten dieten bitartean.
• Geldirik dauden eskaerak. Astebete baino gehiago etapaz aldatu gabe daramatzatenak.
• Bisitatik matrikularako bihurketa. Txikia bada, arazoa bisitan edo ondorengo jarraipenean dago, ez erakarpenean.

Begiratu zifrak mailaren edo etaparen arabera. Haur Hezkuntzako 3 urtekoek eta DBHko 1. mailak erritmo desberdinak izan ohi dituzte.

CRMtik matrikulara, berriro idatzi gabe

Familia batek plaza berresten duenean, haren datuek ikaslearen espedientera, fakturaziora eta familien aplikaziora iritsi behar dute. CRMa tresna bereizia bada, idazkaritzak datu berberak berriro idazten ditu kudeaketa-programan, eta hor agertzen dira akatsak izenetan, mailetan eta banku-kontuetan.

Horregatik komeni da CRMa zentroak matrikulatzeko, fakturatzeko eta komunikatzeko erabiltzen duen sistema beraren parte izatea. Plaza-erreserba kobratzen baduzu, ordainagiria fitxa beretik atera behar da.

Ezartzean egin ohi diren akatsak

• Etapa gehiegi. Inork ez badaki familia bat non jarri, taulak errealitatea islatzeari uzten dio.
• Arduradunik gabeko eskaerak. Talde osoak ikusten ditu eta inork ez du deitzen.
• Historia garbitu gabe inportatzea. Bikoiztuek eta duela hiru ikasturteko eskaerek zifrak zikintzen dituzte lehen egunetik.
• Kontsulta kopurua bakarrik neurtzea. Garrantzitsuena da zenbat bihurtzen diren matrikula eta besteak non geratzen diren.
• Idazkaritzarik gabe diseinatzea. Haiek erabiliko dute egunero; prozesua haien lanarekin bat ez badator, kalkulu-orrira itzuliko dira.

Hurrengo urratserako, matrikularako bertarako, gida bat duzu hemen: matrikula online urratsez urrats nola ezarri.

Nola funtzionatzen duen Edenan

Edenaren eskola-CRMa espedientea, fakturazioa eta familien aplikazioa dituen plataforma beraren parte da:

• Erakarpen-formularioak, editore bisual batekin sortu eta zentroaren webgunean edo kanpainako mezuetan esteka batekin argitaratzen direnak.
• Abiapuntuko etapak Berria, Kontaktatua, Kualifikatua, Proposamena, Negoziazioa eta Irabazia; izena aldatu edo zure prozesura egokitu ditzakezu.
• Eskaera bakoitzaren jatorria (webgunea, telefonoa, posta elektronikoa, bisita edo formularioa) eta esleitutako arduraduna.
• Jardueraren historia, etapa-aldaketa, kontaktu edo ekintza bakoitzaren data eta orduarekin.
• Erakarpen-txostenak: zenbat eskaera iristen diren, zenbatek egiten duten aurrera etapa bakoitzean eta arduradun bakoitzaren emaitzak.
• Irabazia egoerara pasatzean, familiaren datuak prest geratzen dira ikaslearen altarako. Automatizazio moduluarekin, alta berez sor daiteke matrikula berrestean.

Ikastetxeetan, haur-eskoletan eta hezkuntza-taldeetan oinarrizko plataformaren gainean aktibatzen den modulua da. Akademietan Finantza Packean eta Akademia 360 Packean dago barne.

Ondorioa

Eskola-CRM batek ez ditu familiak berez erakartzen, baina dagoeneko galdetu dutenak galtzea saihesten du. Ondo definitutako etapa gutxirekin, eskaera bakoitzerako arduradun batekin eta geldirik daudenen asteroko berrikuspenarekin, zentroak badaki zer kanalek dakarren matrikulak eta non ihes egiten dioten familiek.

Zure onarpen-prozesuarekin nola geratuko litzatekeen ikusi nahi baduzu, eskatu 15 minutuko demo bat.