Matrícula en línia al teu centre educatiu: com implantar-la pas a pas

Una matrícula en línia és aquella en què la família envia la sol·licitud, puja els documents, signa i, si cal, paga la reserva des del mòbil, i secretaria la rep a punt per revisar. Penjar al web un PDF per imprimir, emplenar i retornar per correu no ho és: la paperassa continua igual, només canvia de safata.

Aquesta guia recorre el procés en set passos, des del mapa del que es fa avui fins a la prova amb un grup petit de famílies abans d'obrir la campanya.

Pas 1: dibuixa el procés que tens avui

Abans de tocar cap formulari, apunta com es matricula ara un alumne nou:

• Per quins canals arriben les sol·licituds i quantes n'hi ha en una campanya normal.
• Quins documents es demanen i en quin moment.
• Qui revisa cada sol·licitud i qui decideix la plaça.
• Quan i com es cobra la reserva o la primera quota.
• On s'encalla: documents que falten, famílies que no responen, dades que es copien dues vegades.

Aquest mapa et dirà què cal digitalitzar i què convé simplificar abans. Passar a en línia un procés amb passos innecessaris només els fa més ràpids.

Pas 2: divideix la matrícula en fases

Demanar-ho tot de cop és la manera més segura que la família abandoni a mitges. Funciona millor repartir la informació en quatre fases:

• Sol·licitud: dades de l'alumne i de la família, curs d'interès i com han conegut el centre.
• Plaça i reserva: confirmació de plaça, contracte de serveis i, si el centre la demana, la reserva de plaça.
• Documentació i signatures: autoritzacions d'imatge i sortides, persones autoritzades per a la recollida, fitxa de salut i al·lèrgies, ordre de domiciliació.
• Alta: expedient complet, serveis contractats (menjador, transport, extraescolars) i primer rebut programat.

Cada fase ha de tenir un responsable a secretaria i un missatge per a la família quan es completa.

Pas 3: dissenya un formulari curt i pensat per al mòbil

La majoria de famílies obriran el formulari des del telèfon. Algunes pautes:

• La primera pantalla, amb el mínim: qui és l'alumne, com contactar i quin curs li interessa.
• Camps que es validen sols, com el correu o el telèfon, per evitar errors que després costa corregir.
• Una confirmació immediata que digui què passa a continuació i en quin termini.
• Una sol·licitud per alumne. Si una família matricula dos fills, que no hagi de repetir les seves pròpies dades.

El formulari ha d'alimentar directament el sistema amb què secretaria gestiona les sol·licituds. Si arriba per correu i algú la copia a mà, es perd bona part del que s'ha guanyat. A la guia sobre el CRM escolar tens com organitzar aquest seguiment.

Pas 4: signatures i documents sense paper

Les autoritzacions són la part que genera més paper. Amb una signatura electrònica des de l'app o el portal de famílies, cada document queda desat a l'expedient de l'alumne amb la seva data, i secretaria veu d'un cop d'ull què falta.

Demana els documents a la fase en què calen i no abans. Les dades de salut, per exemple, es necessiten per a l'alta, no per demanar informació.

Pas 5: reserva de plaça i primer cobrament

Si el centre cobra una reserva de plaça, el moment habitual és quan la família accepta la plaça proposada, dins del mateix procés i abans de l'alta definitiva. Així la reserva confirma el compromís i el centre sap quines places té ocupades de debò.

El rebut de la reserva ha de sortir del mateix sistema que facturarà després les quotes, amb el seu registre Verifactu. Si la reserva es cobra per un costat i les quotes per un altre, la conciliació de setembre es complica.

Pas 6: avisa la família a cada canvi

Bona part de les trucades a secretaria en campanya són de famílies que pregunten si la seva sol·licitud ha arribat. Un avís al mòbil a cada canvi de fase les evita:

• Sol·licitud rebuda, amb el pas següent.
• Falta un document, amb un enllaç per pujar-lo.
• Plaça confirmada, amb el termini per acceptar-la.
• Matrícula completada, amb el primer rebut i l'accés a l'app.

Pas 7: prova-ho amb un grup petit abans d'obrir la campanya

Abans d'obrir la matrícula a totes les famílies, prova-la amb un grup reduït: germans d'alumnes actuals, famílies del personal o un sol curs. Fixa't en tres coses:

• Quantes famílies acaben el formulari de les que el comencen. Si moltes el deixen, és massa llarg o demana alguna cosa en el moment equivocat.
• Quant triga secretaria a revisar una sol·licitud completa.
• Quines preguntes arriben per telèfon o correu. Cada pregunta repetida és un text que falta al formulari.

Ajusta el que calgui i obre la campanya quan el procés funcioni sense explicacions.

El que canvia segons el tipus de centre

• Escoles bressol: les places són poques i la llista d'espera és habitual. Convé que la llista sigui una etapa més del procés, amb un ordre clar, i que les dades de salut i alimentació es recullin abans del període d'adaptació.
• Escoles: a més dels alumnes nous hi ha la renovació dels actuals, que es pot resoldre amb una confirmació senzilla. Els serveis (menjador, transport, extraescolars) han de quedar contractats a la matrícula perquè el primer rebut surti bé.
• Acadèmies: la inscripció és contínua durant el curs i els grups s'organitzen per nivell i horari. El formulari ha de mostrar les places disponibles i el sistema, avisar quan un grup s'omple.

Errors freqüents

• Un formulari aïllat que envia un correu en lloc de crear la sol·licitud al sistema.
• Demanar tots els documents el primer dia, quan la família encara està comparant centres.
• No assignar responsables: en plena campanya, el que és de tothom no ho atén ningú.
• No preveure una alternativa presencial per a les famílies que no ho poden fer en línia.
• Obrir la campanya sense haver-la provat amb famílies reals.

Com es fa a Edena

A Edena, la matrícula en línia fa servir les mateixes peces que la resta de la gestió del centre:

• Els formularis de captació del CRM escolar es publiquen al web del centre i cada sol·licitud entra en un tauler per etapes, amb el seu origen i el seu responsable.
• Les famílies signen autoritzacions i documents des de l'app, i queden desats a l'expedient de l'alumne.
• La reserva i les quotes es facturen amb Verifactu i es cobren per domiciliació SEPA, transferència o targeta des de la facturació escolar.
• Les famílies reben avisos al mòbil a l'app gratuïta per a iOS i Android.
• Amb el mòdul d'Automatització, l'alta de l'alumne es pot crear sola en confirmar la matrícula.

Conclusió

La matrícula en línia funciona quan la família ho pot fer tot des del mòbil i secretaria rep cada sol·licitud completa i en un sol lloc. Per aconseguir-ho, divideix el procés en fases, demana cada document quan cal, connecta la reserva amb la facturació i prova-ho amb unes quantes famílies abans d'obrir la campanya.

Si vols veure-ho amb el procés del teu centre, demana una demo de 15 minuts.