Com triar el millor programari de gestió escolar

Com triar el millor programari de gestió escolar

Guia express en cinc passos (abans de demanar donem)

Si el vostre centre encara reparteix dades entre Excel, email i una eina parcial, aquesta guia us ajuda a fitar la cerca en una setmana. No substitueix el checklist complet per a directors, però evita perdre mesos a proveïdors que no encaixen amb cobraments, famílies o expedient. L'objectiu és sortir amb una llista curta de tres opcions i criteris de pilot clars.

Pas 1: Escriviu el dolor en euros i hores

Reuniu a secretaria i direcció 45 minuts. Llista tres processos que més fan mal: impagaments, matrícula, comunicació, documents o assistència. Estimeu hores setmanals i cost d'errors (factures rectificatives, reclamacions, baixes per frustració familiar). Sense número, qualsevol programari sembla car.

Pas 2: Definiu imprescindibles vs desitjables

Imprescindibles sol incloure: facturació recurrent, portal o app familiar, expedient per alumne, rols daccés i còpia de seguretat. Desitjables: CRM d'admissions, botiga, analítica avançada. Un col·legi infantil prioritza places i menús; una acadèmia, bons i temporades.

Pas 3: Exigeix ​​demo amb les teves dades

No accepteu només la demo comercial. Pugeu cinc famílies fictícies però realistes, un cicle de rebuts i una campanya de sol·licituds. Mesura clics i temps. Si a la demo ja necessiteu Excel pont, en producció serà pitjor.

Pas 4: Calculeu TCO a tres anys

Suma llicència, implantació, formació i hores internes. Divideix entre famílies o alumnes per comparar ofertes. El preu per pantalla enganya; el cost per alumne i per hora recuperada no.

Pas 5: Pilot amb criteri de tall

Vuit a dotze setmanes, un mòdul complet (per exemple cobraments o admissió). Abans recorda quina mètrica mana: baixar morositat dos punts, reduir a la meitat el temps de matrícula o eliminar un duplicat d'eina.

Tipus de centre: què canvia la prioritat

A l'escola infantil pesen places, ràtios, menús, al·lèrgies i autoritzacions de recollida. A l'escola privada amb ESO, el CRM d'admissions i l'analítica de pipeline solen ser tan crítics com la facturació. Acadèmia d'idiomes o dansa, temporades, bons i multiseu condicionen l'eina. Un ERP genèric sense vertical educatiu us obligarà a adaptar processos amb fulls auxiliars.

Senyals d'alerta a la demo

• El venedor no pot mostrar un impagament des del principi fins al final.
  
• No hi ha app o portal familiar en producció a altres centres.
  
• La migració "la feu tu" sense plantilla ni suport.
  
• Preu opac per mòdul que després suma el triple.
  
• Sense contracte d'encàrrec de tractament per a dades de menors.

Equip mínim per decidir bé

Director o gerent (pressupost i prioritat), responsable de secretaria (ús diari), algú d'admissions si capteu activament, i una persona que entengui dades personals (DPO intern o extern). Sense secretaria a taula, comprareu una eina que el claustre saboteja al setembre.

Enllaç amb el checklist complet

Aquesta guia express et deixa preparats per avaluar proveïdors. Per a comitè de compra, scorecard de demo i TCO detallat, feu servir la checklist per a directors 2026 i la