Eskola ERPa gestoriarekin integratzea: kontabilitatea lan bikoitzik gabe

Eskola ERPa gestoriarekin integratzea: kontabilitatea lan bikoitzik gabe

Hezkuntza zentro ia guztien kudeaketan badago puntu bat non denbora inork kontatu gabe lurruntzen den: fakturazioaren gestoriarako transferentzia. Zentroak ordainagiriak eta fakturak igortzen ditu bere sisteman, inprimatu edo PDFra esportatzen ditu, aholkularitzara bidaltzen ditu, eta han norbaitek berriz teklatzen ditu, banan-banan, kontabilitate programan. Datu bera bi aldiz erregistratuta da, ordu bikoitzarekin eta akats aukera bikoitzarekin. Zentroaren ERPa gestoriarekin integratzeak lan bikoitz hori ezabatzen du: datuak egituratuta bidaiatzen dira sistema batetik bestera eta kontabilitatea transkripziorik gabe ixten da. Artikulu honek nola eta zergatik garrantzitsua den azaltzen du.

Erregistro bikoitza, kostu ikusezin bat

Zentroaren eta gestoriaren arteko lan bikoitza hain ohikoa da, arazo gisa ikusteari utzi diola. Baina kostua erreala da: gestoriak zentroak jada erregistratuta zuena teklatzen ematen dituen orduak ordaintzen dira, modu batera edo bestera, eta eskuzko transkripzio horretako akats arriskua handia da. Gaizki kopiatutako zenbateko bat, galdutako faktura bat, gaizki esleitutako BEZ bat. Deskoadre bakoitzak zentroaren eta aholkularitzaren arteko mezu eta berrikuspen txanda bat eskatzen du. Kostu hori guztia kausa bakar batetik jaiotzen da: hitz egiten ez duten bi sistema.

Zer aldatzen den integratzean

Integrazioa ez da zentroak eta gestoriak programa bera erabiltzea, fakturazio datuak batetik bestera modu egituratu eta makinaz irakurgarrian pasatzea baizik. Zentroak bere ERPan fakturatzen du beti bezala; itxieran, datu kontableak gestoriak zuzenean inporta ditzakeen formatuan esportatzen ditu. Aholkularitzak transkribatzeari uzten dio eta datu fidagarri batetik abiatuta kontabilizatzen hasten da. Zentroak PDF solteak bidaltzeari uzten dio eta gestoriak deszifratzeari. Datu bera, behin bakarrik erregistratuta, kontabilitateraino jariatzen da.

Formatua hiru aktoreek adosten dute

Giltza praktikoa trukatze formatua hasieran adostzea da, zentroaren, bere software hornitzailearen eta gestoriaren artean. Programa kontable bakoitzak formatu jakin batzuk inportatzen ditu; garrantzitsua ez da zehatz bat, zentroaren ERPak modu egituratuan eta, ahal bada, egokigarrian esportatzea ahalbidetzea baizik. Behin adostuta eta datu errealekin probatuta, hileko bidalketa proiektu izateari uzten dio eta klik bateko esportazio bihurtzen da. Horregatik komeni da software hornitzaileari galdetzea, kontratatu aurretik, gestoriarako transferentzia nola errazten duen.

Verifactu eta gestoria: erlazionatuak, ez berdinak

Erraza da nahastea. Verifactuk zure softwareak fakturazioa Zerga Agentziari nola erregistratzen eta, hala bada, bidaltzen dion arautzen du iruzurraren aurkako bermeekin. Gestoriarekin integrazioa datu horiek berak zure aholkularitzara nola iristen diren da kontabilitaterako. Bi gauza ezberdin dira elkarrekin bizi direnak eta sistema on batek aldi berean estaltzen dituenak: Verifacturen baldintzak betetzen ditu emisioan eta gestoriarako esportazioa errazten du kontabilizaziorako. Biei buruz hornitzaileari galdetzeak bata bete eta bestea alde batera uztearen ezustea ekiditen du.

Hilabete itxiera estresik gabe

Onura ukigarriena itxieran nabaritzen da. Fakturazioa integratuta bidaiatzen denean, hileko itxierak transkripzio eta berrikuspen lasterketa izateari uzten dio, eta gestoriak datu garbiekin kontabilizatzen duen esportazio bihurtzen da. Akats gutxiago, argitze mezu gutxiago, jarraitu beharreko deskoadre gutxiago. Eta, bigarren mailako ondorio gisa, zentroak finantza argazki eguneratuagoa du, informazioa ez baita sarrera ontzi batean trabatuta geratzen teklatua izatea itxaroten. Kontabilitatea botila-lepo izatetik prozesu jariakor izatera pasatzen da.

Zer eskatu zure kudeaketa softwareari

• Datu kontableen esportazioa formatu estandar edo egokigarrietan.
• Verifacturekin bateragarritasuna fakturen emisioan.
• Trukatze formatua zure gestoriarekin adostzeko aukera.
• Datu egituratuak, ez berriz teklatu beharreko PDFak soilik.
• Trazabilitatea zentroak eta gestoriak gauza bera ikus dezaten.

Zure sistemak PDFak soilik sortzen baditu eta zure gestoriak transkribatzen baditu, lan bikoitza ordaintzen jarraitzen duzu. Esportazio egituratua da hori ezabatzen duena.

Nola planteatzen duen Edenak

Edenak zentroaren fakturazioa —kuotak, zerbitzuak, ordainagiriak— modu egituratuan eta Verifacturekin bateragarrian kudeatzen du, datuak gestoriara esporta daitezen PDF solteetan bidali eta berriz teklatu beharrean. Ideia fakturazioa behin bakarrik jaiotzea da, ondo egituratuta, eta garbi iristea bai Ogasunera bai aholkularitzara. Zein esportazio formatu egokitzen den gestoria bakoitzarekin xehetasuna kasuz kasu zehazten da, beraz zentzuzkoena demoan planteatzea da zure aholkularitzarekin batera.

Testuingurua Espainian: kontabilitate digitalizazioa eta Verifactu

Espainian, fakturazioaren digitalizazioa aurrera doa Verifactuk eta faktura elektronikoak bultzatuta, eta horrek enpresen eta beren gestorien arteko harremana ere aldatzen ari da. Paperak edo PDFak norbaitek teklatzeko bidaltzeko eredua egun gutxi ditu: joera datuen truke egituratua da. Hezkuntza zentroentzat, trantsizio honi aurrea hartzea —gestoriara ondo esportatzen duen eta Verifactu betetzen duen software bat aukeratuz— geroago presaka fluxu kontablea berregin behar izatea ekiditen du.

Kasu praktikoa (Espainia)

Ikastetxe batek hilero bere gestoriara ordainagiri eta fakturen PDF karpeta bat bidaltzen zuen, eta aholkularitzan pertsona batek orduak ematen zituen eskuz programa kontablean sartzen, ohiko deskoadreekin. Zentroak, bere software hornitzaileak eta gestoriak esportazio formatu egituratu bat adostu zuten, hilabete erreal batekin probatu zuten eta funtzionatzen utzi zuten. Hileko bidalketa klik bateko esportazio bihurtu zen, transkripzioa desagertu zen eta zentroaren eta gestoriaren arteko deskoadreak ia ezabatu ziren.

Ondorioa

Zentroaren eta gestoriaren arteko erregistro bikoitza orduetan, akatsetan eta deskoadreetan ordaintzen den kostu ikusezin bat da, eta kausa bakar batetik jaiotzen da: hitz egiten ez duten bi sistema. ERPa gestoriarekin integratzeak —datu egituratuak esportatuz, formatua adostuz eta Verifactu ere estaliz— transkripzioa ezabatzen du, akatsak murrizten ditu eta hilabete itxiera prozesu jariakor bihurtzen du. Datu bera, behin erregistratuta, garbi iristen da Ogasunera eta aholkularitzara. Edenarekin, fakturazioa egituratuta eta esportatzeko prest jaiotzen da. Eskatu demo bat eta utzi lan kontable bikoitza ordaintzeari.