Matrikula online zure zentroan: nola ezarri urratsez urrats

Matrikula online da familiak eskaera bidali, dokumentuak igo, sinatu eta, behar bada, erreserba mugikorretik ordaintzen duenean, eta idazkaritzak berrikusteko prest jasotzen duenean. Webgunean PDF bat jartzea inprimatu, bete eta posta bidez itzultzeko ez da matrikula online: paperak berdin jarraitzen du, ontziz aldatzen da soilik.

Gida honek prozesua zazpi urratsetan azaltzen du, gaur egiten denaren mapatik hasi eta kanpaina ireki aurretik familia talde txiki batekin egiten den probaraino.

1. urratsa: marraztu gaur duzun prozesua

Inongo formulariori ukitu aurretik, idatzi nola matrikulatzen den orain ikasle berri bat:

• Zer kanaletatik iristen diren eskaerak eta zenbat dauden kanpaina arrunt batean.
• Zer dokumentu eskatzen diren eta noiz.
• Nork berrikusten duen eskaera bakoitza eta nork erabakitzen duen plaza.
• Noiz eta nola kobratzen den erreserba edo lehen kuota.
• Non trabatzen den: falta diren dokumentuak, erantzuten ez duten familiak, bi aldiz kopiatzen diren datuak.

Mapa horrek esango dizu zer digitalizatu behar den eta zer sinplifikatu aurretik. Beharrik gabeko urratsak dituen prozesu bat online eramateak urrats horiek azkarrago egitea besterik ez du lortzen.

2. urratsa: banatu matrikula faseetan

Dena batera eskatzea da familiak erdibidean uzteko biderik seguruena. Hobeto funtzionatzen du informazioa lau fasetan banatzeak:

• Eskaera: ikaslearen eta familiaren datuak, interesatzen zaien maila eta nola ezagutu duten zentroa.
• Plaza eta erreserba: plazaren berrespena, zerbitzu-kontratua eta, zentroak eskatzen badu, plaza-erreserba.
• Dokumentazioa eta sinadurak: irudiaren eta irteeren baimenak, haurra jasotzeko baimena duten pertsonak, osasun- eta alergia-fitxa, helbideratze-agindua.
• Alta: espediente osoa, kontratatutako zerbitzuak (jantokia, garraioa, eskolaz kanpoko jarduerak) eta programatutako lehen ordainagiria.

Fase bakoitzak arduradun bat izan behar du idazkaritzan eta familiarentzako mezu bat osatzen denean.

3. urratsa: diseinatu formulario labur bat, mugikorrerako pentsatua

Familia gehienek telefonotik irekiko dute formularioa. Jarraibide batzuk:

• Lehen pantailan, gutxienekoa: nor den ikaslea, nola jarri harremanetan eta zer maila interesatzen zaion.
• Berez egiaztatzen diren eremuak, posta elektronikoa edo telefonoa kasu, gero zuzentzen zailak diren akatsak saihesteko.
• Berehalako berrespena, hurrengo urratsa eta epea adierazten dituena.
• Eskaera bat ikasle bakoitzeko. Familia batek bi seme-alaba matrikulatzen baditu, ez ditu bere datuak errepikatu behar.

Formularioak zuzenean elikatu behar du idazkaritzak eskaerak kudeatzeko erabiltzen duen sistema. Posta bidez iristen bada eta norbaitek eskuz kopiatzen badu, irabazitakoaren zati handi bat galtzen da. Eskola-CRMari buruzko gidan duzu jarraipen hori nola antolatu.

4. urratsa: sinadurak eta dokumentuak paperik gabe

Baimenek sortzen dute paper gehien. Aplikaziotik edo familien ataritik egindako sinadura elektroniko batekin, dokumentu bakoitza ikaslearen espedientean gordetzen da bere datarekin, eta idazkaritzak begirada batean ikusten du zer falta den.

Eskatu dokumentuak behar diren fasean, eta ez lehenago. Osasun-datuak, adibidez, altarako behar dira, ez informazioa eskatzeko.

5. urratsa: plaza-erreserba eta lehen kobrantza

Zentroak plaza-erreserba kobratzen badu, ohiko unea familiak proposatutako plaza onartzen duenekoa da, prozesu beraren barruan eta behin betiko altaren aurretik. Horrela erreserbak konpromisoa berresten du eta zentroak badaki benetan zer plaza dituen beteta.

Erreserbaren ordainagiriak gero kuotak fakturatuko dituen sistema beretik atera behar du, bere Verifactu erregistroarekin. Erreserba alde batetik eta kuotak bestetik kobratzen badira, iraileko bateratzea zaildu egiten da.

6. urratsa: abisatu familiari aldaketa bakoitzean

Kanpainan idazkaritzara iristen diren dei askok galdetzen dute eskaera iritsi den. Fase-aldaketa bakoitzean mugikorrera bidalitako abisu batek saihesten ditu:

• Eskaera jasota, hurrengo urratsarekin.
• Dokumentu bat falta da, igotzeko esteka batekin.
• Plaza berretsita, onartzeko epearekin.
• Matrikula osatuta, lehen ordainagiriarekin eta aplikaziorako sarbidearekin.

7. urratsa: probatu talde txiki batekin kanpaina ireki aurretik

Matrikula familia guztiei ireki aurretik, probatu talde murriztu batekin: egungo ikasleen anai-arrebak, langileen familiak edo maila bakar bat. Begiratu hiru gauzari:

• Zenbat familiak amaitzen duten formularioa hasten dutenen artean. Askok uzten badute, luzeegia da edo zerbait une okerrean eskatzen du.
• Zenbat denbora behar duen idazkaritzak eskaera oso bat berrikusteko.
• Zer galdera iristen diren telefonoz edo posta bidez. Errepikatzen den galdera bakoitza formularioan falta den testu bat da.

Doitu behar dena eta ireki kanpaina prozesuak azalpenik gabe funtzionatzen duenean.

Zentro motaren arabera aldatzen dena

• Haur-eskolak: plaza gutxi daude eta itxaron-zerrenda ohikoa da. Komeni da zerrenda prozesuaren beste etapa bat izatea, ordena argi batekin, eta osasun- eta elikadura-datuak egokitzapen-aldiaren aurretik jasotzea.
• Ikastetxeak: ikasle berriez gain, egungoen berritzea dago, berrespen sinple batekin konpon daitekeena. Zerbitzuak (jantokia, garraioa, eskolaz kanpokoak) matrikulan kontratatuta geratu behar dira, lehen ordainagiria ondo atera dadin.
• Akademiak: izen-ematea etengabea da ikasturtean zehar eta taldeak mailaren eta ordutegiaren arabera antolatzen dira. Formularioak plaza erabilgarriak erakutsi behar ditu, eta sistemak abisatu talde bat betetzen denean.

Ohiko akatsak

• Formulario isolatu bat, sisteman eskaera sortu beharrean mezu bat bidaltzen duena.
• Dokumentu guztiak lehen egunean eskatzea, familia oraindik zentroak alderatzen ari denean.
• Arduradunik ez esleitzea: kanpaina betean, guztiona dena ez du inork artatzen.
• Aurrez aurreko aukerarik ez aurreikustea online egin ezin duten familientzat.
• Kanpaina probatu gabe irekitzea benetako familiekin.

Nola egiten den Edenan

Edenan, matrikula onlineak zentroaren gainerako kudeaketak erabiltzen dituen pieza berberak erabiltzen ditu:

• Eskola-CRMaren erakarpen-formularioak zentroaren webgunean argitaratzen dira, eta eskaera bakoitza etapakako taula batean sartzen da, bere jatorriarekin eta arduradunarekin.
• Familiek baimenak eta dokumentuak sinatzen dituzte aplikaziotik, eta ikaslearen espedientean gordetzen dira.
• Erreserba eta kuotak Verifactu bidez fakturatzen dira eta SEPA helbideratzearen, transferentziaren edo txartelaren bidez kobratzen dira eskola-fakturaziotik.
• Familiek mugikorrerako abisuak jasotzen dituzte iOS eta Androiderako doako aplikazioan.
• Automatizazio moduluarekin, ikaslearen alta berez sor daiteke matrikula berrestean.

Ondorioa

Matrikula onlineak funtzionatzen du familiak dena mugikorretik egin dezakeenean eta idazkaritzak eskaera bakoitza osorik eta leku bakarrean jasotzen duenean. Hori lortzeko, banatu prozesua faseetan, eskatu dokumentu bakoitza behar denean, lotu erreserba fakturazioarekin eta probatu familia gutxi batzuekin kanpaina ireki aurretik.

Zure zentroaren prozesuarekin ikusi nahi baduzu, eskatu 15 minutuko demo bat.