Autorización de imágenes del alumnado 2026-2027: cómo pedirla y cómo guardarla

Septiembre es el mes en que los centros recogen autorizaciones, y también el mes en que más fotos se hacen: el primer día de clase, la adaptación de los pequeños, las primeras salidas. Si la autorización está mal planteada o no se puede demostrar, cada una de esas fotos publicadas es un riesgo.

Este artículo resume qué puede hacer el centro sin pedir permiso, cuándo necesita consentimiento y cómo pedirlo y guardarlo para que sirva si algún día alguien lo cuestiona.

Lo que el centro puede hacer sin consentimiento

La Agencia Española de Protección de Datos distingue entre dos usos de las imágenes del alumnado:

• Función educativa: el centro puede tomar imágenes cuando forman parte de la actividad docente, por ejemplo para documentar un trabajo de clase o evaluar una actividad. Ahí la base es la propia función educativa.
• Otras finalidades: publicar fotos en la web, en redes sociales, en la revista del centro o usarlas para promocionar el colegio son usos distintos y necesitan el consentimiento de las familias o del propio alumno.

La línea práctica es esta: si la imagen sale del aula y la va a ver alguien que no es el equipo docente, piensa que necesitas autorización.

Quién da el consentimiento

• Menores de 14 años: sus padres, madres o tutores legales.
• A partir de 14 años: el propio alumno, según el artículo 7 de la LOPDGDD.

En las familias con progenitores separados conviene saber quién firma y si hay alguna resolución que afecte a estas decisiones. Si consta que uno de los dos se opone, lo prudente es no publicar hasta que se aclare.

Cómo redactar la autorización

El error más habitual es una autorización genérica del tipo "autorizo el uso de la imagen de mi hijo para fines educativos". No sirve para publicar en redes, porque el consentimiento debe ser específico para cada finalidad. Una autorización bien planteada separa las finalidades y deja que la familia elija una a una:

• Comunicaciones internas con las familias del grupo, en la app o plataforma del centro.
• Web del centro.
• Redes sociales del centro (mejor si se indican cuáles).
• Revista, orla, memoria anual u otras publicaciones impresas.
• Materiales de promoción del centro, como folletos o jornadas de puertas abiertas.

Además, debe informar de quién es el responsable del tratamiento, durante cuánto tiempo se mantendrán publicadas las imágenes y cómo retirar el consentimiento. Y un detalle que se olvida a menudo: no contestar no equivale a autorizar. Si una familia no devuelve el formulario, ese alumno no está autorizado.

Guardar la prueba: el error que más cuesta

El Reglamento General de Protección de Datos exige que el responsable pueda demostrar que tiene el consentimiento. No basta con haberlo pedido; hay que poder enseñarlo.

En 2026 se difundió una resolución de la AEPD que multó con 6.000 euros a una fundación educativa por publicar imágenes de un alumno en redes sociales y en su web. El centro afirmaba que pedía la autorización cada año, pero no pudo aportarla: su política de conservación solo guardaba los formularios firmados durante un año, y las imágenes seguían publicadas.

La lección es directa. Las autorizaciones deben conservarse mientras las imágenes sigan publicadas y durante el tiempo en que se pueda reclamar después. Un formulario en papel en una caja que se destruye en junio no sirve. La firma electrónica, guardada junto al expediente del alumno y con fecha, resuelve el problema; lo explicamos en firma electrónica en colegios.

Cuando una familia retira el consentimiento

Retirar el consentimiento debe ser tan fácil como darlo. Cuando ocurre, el centro necesita saber dónde está publicada la imagen de ese alumno para retirarla. Algunas pautas:

• Mantén un registro sencillo de dónde se publica cada tipo de contenido: web, redes, revista.
• Revisa las publicaciones recientes y retira o recorta las imágenes afectadas.
• Actualiza la ficha del alumno para que nadie vuelva a publicar su imagen por error.

Fotos de grupo, festivales y familias que graban

• Fotos de grupo: si un alumno no está autorizado, no basta con no etiquetarle. Hay que encuadrar la foto sin él o difuminar su cara.
• Festivales y actos: las familias que graban a sus hijos para uso personal están fuera del ámbito del centro, pero publicar esas grabaciones en abierto ya no es un uso doméstico. Conviene recordarlo antes del acto, y no difundir por canales del centro grabaciones de familias con otros niños.
• Mensajería instantánea: las fotos del alumnado no deberían circular por grupos de WhatsApp. Lo tratamos en grupos de WhatsApp de padres.

Checklist para este septiembre

1. Revisa el modelo de autorización: finalidades separadas, información completa y forma de retirarlo.
2. Recoge la autorización de todas las familias nuevas antes de la primera foto.
3. Comprueba que tienes la de cada alumno de cursos anteriores y que se puede consultar.
4. Marca en la ficha del alumno qué está autorizado y qué no, visible para quien hace y publica fotos.
5. Define cuánto tiempo se conservan las autorizaciones, como mínimo mientras las imágenes estén publicadas.
6. Explica las normas sobre fotos en la reunión de inicio de curso.

Conclusión

Muchos problemas en este terreno llegan por no poder demostrar la autorización o por usarla para algo que no cubría. Finalidades separadas, firma con fecha y una ficha que diga claramente qué se puede hacer con la imagen de cada alumno resuelven la mayoría de los problemas.

Si quieres ver cómo se recogen y guardan estas autorizaciones con firma electrónica y cómo se comparten fotos solo con las familias autorizadas, pide una demo de Edena.