Checklist de inicio de curso 2026-2027 para secretaría y dirección

Septiembre concentra en tres semanas el trabajo que el resto del año se reparte en meses. Lo que no queda cerrado antes de que empiecen las clases se arrastra hasta Navidad: un mandato SEPA sin firmar acaba en una devolución en octubre, una autorización de recogida sin actualizar se convierte en una llamada urgente un martes a las cinco.

Esta checklist ordena lo que secretaría y dirección deberían dejar resuelto antes de que el curso coja ritmo. Está pensada para colegios, escuelas infantiles y academias; cada bloque indica qué cambia según el tipo de centro.

1. Matrícula y expedientes

• Listas definitivas por grupo: cierra altas y bajas de última hora y comprueba que cada alumno está en el grupo, el curso y la etapa correctos. Un error aquí se replica en asistencia, evaluación y facturación.
• Datos de salud: alergias, intolerancias, medicación y necesidades específicas, revisados con las familias y visibles para quien los necesita (tutor, comedor, monitores de extraescolares).
• Recogidas y custodia: personas autorizadas para recoger a cada alumno y cualquier resolución de custodia que limite quién puede hacerlo. Es el dato que más cambia en verano.
• Documentación pendiente: lo que falta de las matrículas nuevas, con un responsable y una fecha para reclamarlo.

2. Cuotas, servicios y remesas

• Tarifas del curso cargadas: cuotas, comedor, transporte, aula matinal y extraescolares con los precios nuevos, antes de generar ningún recibo.
• Descuentos y becas aplicados: hermanos, familias numerosas, becas del centro o ayudas públicas. Corregirlos después de facturar obliga a emitir rectificativas.
• Mandatos SEPA de las familias nuevas: firmados, con su referencia única y la cuenta correcta. Si quieres repasar cómo evitar devoluciones, lo explicamos en remesas SEPA en colegios.
• Fecha de la primera remesa comunicada: las familias deberían saber con antelación qué día se carga el primer recibo y por qué importe.
• Software de facturación: confirma con tu proveedor que el sistema está adaptado a Verifactu y con tu asesoría la fecha que aplica a tu centro.

3. Autorizaciones y protección de datos

• Imágenes: cada alumno con su autorización por finalidades (web, redes, comunicaciones internas). Las familias nuevas, firmadas antes de la primera foto. Lo desarrollamos en cómo pedir la autorización de imágenes.
• Salidas y actividades: autorizaciones genéricas para salidas por el entorno y específicas para excursiones.
• Información de protección de datos: entregada a las familias nuevas, con el canal para ejercer sus derechos.
• Accesos internos: revisa quién tiene acceso a qué datos. El personal que se fue en junio no debería seguir teniendo usuario en septiembre.

4. Comunicación con las familias

• Accesos a la app o al portal: todas las familias dadas de alta y con la invitación enviada. Las que no la activan en la primera semana suelen necesitar una llamada.
• Canal oficial claro: comunica por escrito cuál es el canal para avisos, ausencias y consultas, y cuál no lo es. Los grupos de WhatsApp de familias van a existir igualmente; lo tratamos en grupos de WhatsApp de padres.
• Horario de comunicaciones: cuándo se envían avisos y en qué plazo se responde. Evita que el curso empiece con mensajes a las once de la noche.
• Reuniones de inicio de curso: convocadas con fecha y formato. Tienes un guion en reunión de inicio de curso con las familias.

5. Personal

• Horarios y sustituciones: horarios del equipo cerrados y un procedimiento conocido para cubrir ausencias.
• Registro de jornada: el sistema preparado desde el primer día. Lo explicamos en registro de jornada en centros educativos.
• Coordinador de bienestar y protección: designado y presentado al claustro y a las familias.
• Formación de inicio: quién necesita aprender qué herramienta antes de que lleguen los alumnos, sobre todo el personal nuevo.

6. Calendario del curso

• Calendario escolar de tu comunidad y festivos locales cargados en la agenda del centro y visibles para las familias.
• Jornada de septiembre, fechas de evaluación, entrega de boletines y reuniones de tutoría.
• Servicios con calendario propio: comedor, transporte y extraescolares, con sus fechas de inicio.

Qué cambia según el tipo de centro

• Escuelas infantiles: además del periodo de adaptación, conviene registrar desde septiembre los importes de escolarización de cada niño. Son los datos que pedirá el modelo 233 en enero, y reconstruirlos después cuesta mucho más.
• Academias: grupos por nivel, horarios y bonos cargados antes de abrir inscripciones, y el tratamiento de IVA de cada servicio revisado con la asesoría. Lo explicamos en IVA en academias.
• Grupos con varios centros: las mismas tarifas, plantillas y procedimientos en cada sede, para que dirección compare datos homogéneos desde octubre.

Los cinco datos que dirección debería ver el 30 de septiembre

1. Plazas ocupadas por grupo frente a capacidad.
2. Impagos que vienen del curso anterior.
3. Solicitudes de matrícula pendientes de respuesta.
4. Familias sin acceso activo a la app o al portal.
5. Servicios contratados frente a los previstos (comedor, transporte, extraescolares).

Si esos cinco datos están en una pantalla y no en cinco hojas de cálculo, el arranque está bajo control. Más indicadores para el resto del año en KPIs que todo director debería medir cada mes.

Conclusión

Ninguna de estas tareas es difícil por separado. Lo que complica septiembre es que todas llegan a la vez y dependen unas de otras: sin listas cerradas no hay recibos correctos, y sin familias con acceso no hay comunicación. Repartir la checklist con nombres y fechas en la primera semana es lo que separa un arranque ordenado de un octubre apagando fuegos.

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