Checklist d'inici de curs 2026-2027 per a secretaria i direcció

El setembre concentra en tres setmanes la feina que la resta de l'any es reparteix en mesos. El que no queda tancat abans que comencin les classes s'arrossega fins a Nadal: un mandat SEPA sense signar acaba en una devolució a l'octubre, una autorització de recollida sense actualitzar es converteix en una trucada urgent un dimarts a les cinc.

Aquesta checklist ordena el que secretaria i direcció haurien de deixar resolt abans que el curs agafi ritme. Està pensada per a col·legis, escoles bressol i acadèmies; cada bloc indica què canvia segons el tipus de centre.

1. Matrícula i expedients

• Llistes definitives per grup: tanca altes i baixes d'última hora i comprova que cada alumne és al grup, el curs i l'etapa correctes. Un error aquí es replica en assistència, avaluació i facturació.
• Dades de salut: al·lèrgies, intoleràncies, medicació i necessitats específiques, revisades amb les famílies i visibles per a qui les necessita (tutor, menjador, monitors d'extraescolars).
• Recollides i custòdia: persones autoritzades per recollir cada alumne i qualsevol resolució de custòdia que limiti qui ho pot fer. És la dada que més canvia a l'estiu.
• Documentació pendent: el que falta de les matrícules noves, amb un responsable i una data per reclamar-ho.

2. Quotes, serveis i remeses

• Tarifes del curs carregades: quotes, menjador, transport, acollida matinal i extraescolars amb els preus nous, abans de generar cap rebut.
• Descomptes i beques aplicats: germans, famílies nombroses, beques del centre o ajuts públics. Corregir-los després de facturar obliga a emetre rectificatives.
• Mandats SEPA de les famílies noves: signats, amb la seva referència única i el compte correcte. Si vols repassar com evitar devolucions, ho expliquem a remeses SEPA als col·legis.
• Data de la primera remesa comunicada: les famílies haurien de saber amb antelació quin dia es carrega el primer rebut i per quin import.
• Programari de facturació: confirma amb el teu proveïdor que el sistema està adaptat a Verifactu i amb la teva assessoria la data que s'aplica al teu centre.

3. Autoritzacions i protecció de dades

• Imatges: cada alumne amb la seva autorització per finalitats (web, xarxes, comunicacions internes). Les famílies noves, signades abans de la primera foto. Ho desenvolupem a com demanar l'autorització d'imatges.
• Sortides i activitats: autoritzacions genèriques per a sortides per l'entorn i específiques per a excursions.
• Informació de protecció de dades: lliurada a les famílies noves, amb el canal per exercir els seus drets.
• Accessos interns: revisa qui té accés a quines dades. El personal que va marxar al juny no hauria de continuar tenint usuari al setembre.

4. Comunicació amb les famílies

• Accessos a l'app o al portal: totes les famílies donades d'alta i amb la invitació enviada. Les que no l'activen la primera setmana solen necessitar una trucada.
• Canal oficial clar: comunica per escrit quin és el canal per a avisos, absències i consultes, i quin no ho és. Els grups de WhatsApp de famílies existiran igualment; ho tractem a grups de WhatsApp de pares.
• Horari de comunicacions: quan s'envien avisos i en quin termini es respon. Evita que el curs comenci amb missatges a les onze de la nit.
• Reunions d'inici de curs: convocades amb data i format. Tens un guió a reunió d'inici de curs amb les famílies.

5. Personal

• Horaris i substitucions: horaris de l'equip tancats i un procediment conegut per cobrir absències.
• Registre de jornada: el sistema preparat des del primer dia. Ho expliquem a registre de jornada en centres educatius.
• Coordinador de benestar i protecció: designat i presentat al claustre i a les famílies.
• Formació d'inici: qui necessita aprendre quina eina abans que arribin els alumnes, sobretot el personal nou.

6. Calendari del curs

• Calendari escolar de la teva comunitat i festius locals carregats a l'agenda del centre i visibles per a les famílies.
• Jornada de setembre, dates d'avaluació, lliurament de butlletins i reunions de tutoria.
• Serveis amb calendari propi: menjador, transport i extraescolars, amb les seves dates d'inici.

Què canvia segons el tipus de centre

• Escoles bressol: a més del període d'adaptació, convé registrar des del setembre els imports d'escolarització de cada infant. Són les dades que demanarà el model 233 al gener, i reconstruir-les després costa molt més.
• Acadèmies: grups per nivell, horaris i bons carregats abans d'obrir inscripcions, i el tractament d'IVA de cada servei revisat amb l'assessoria. Ho expliquem a IVA a les acadèmies.
• Grups amb diversos centres: les mateixes tarifes, plantilles i procediments a cada seu, perquè direcció compari dades homogènies des de l'octubre.

Les cinc dades que direcció hauria de veure el 30 de setembre

1. Places ocupades per grup respecte de la capacitat.
2. Impagaments que venen del curs anterior.
3. Sol·licituds de matrícula pendents de resposta.
4. Famílies sense accés actiu a l'app o al portal.
5. Serveis contractats respecte dels previstos (menjador, transport, extraescolars).

Si aquestes cinc dades són en una pantalla i no en cinc fulls de càlcul, l'arrencada està sota control. Més indicadors per a la resta de l'any a KPIs que tot director hauria de mesurar cada mes.

Conclusió

Cap d'aquestes tasques no és difícil per separat. El que complica el setembre és que totes arriben alhora i depenen les unes de les altres: sense llistes tancades no hi ha rebuts correctes, i sense famílies amb accés no hi ha comunicació. Repartir la checklist amb noms i dates la primera setmana és el que separa una arrencada ordenada d'un octubre apagant focs.

Si vols veure com s'organitza tot això en una sola plataforma, demana una demo d'Edena.