Checklist de rentrée 2026-2027 pour le secrétariat et la direction

Septembre concentre en trois semaines le travail que le reste de l'année étale sur des mois. Ce qui n'est pas bouclé avant le début des cours se traîne jusqu'à Noël : un mandat SEPA non signé finit en rejet en octobre, une autorisation de sortie non mise à jour devient un appel urgent un mardi à cinq heures.

Cette checklist ordonne ce que le secrétariat et la direction devraient avoir réglé avant que l'année ne prenne son rythme. Elle est pensée pour les écoles, les crèches et les académies ; chaque bloc indique ce qui change selon le type d'établissement.

1. Inscriptions et dossiers

• Listes définitives par groupe : clôturez les arrivées et les départs de dernière minute et vérifiez que chaque élève est dans le bon groupe, la bonne année et le bon cycle. Une erreur ici se réplique dans les présences, l'évaluation et la facturation.
• Données de santé : allergies, intolérances, médicaments et besoins spécifiques, revus avec les familles et visibles pour ceux qui en ont besoin (tuteur, cantine, animateurs périscolaires).
• Sorties et garde : personnes autorisées à récupérer chaque élève et toute décision de garde qui limite qui peut le faire. C'est la donnée qui change le plus pendant l'été.
• Documents en attente : ce qui manque encore aux nouvelles inscriptions, avec un responsable et une date pour le réclamer.

2. Frais, services et prélèvements

• Tarifs de l'année chargés : scolarité, cantine, transport, accueil du matin et activités périscolaires aux nouveaux prix, avant de générer le moindre reçu.
• Réductions et bourses appliquées : fratries, familles nombreuses, bourses de l'établissement ou aides publiques. Les corriger après facturation oblige à émettre des avoirs.
• Mandats SEPA des nouvelles familles : signés, avec leur référence unique et le bon compte. Pour revoir comment éviter les rejets, nous l'expliquons dans les prélèvements SEPA dans les écoles.
• Date du premier prélèvement communiquée : les familles devraient savoir à l'avance quel jour le premier reçu est prélevé et pour quel montant.
• Logiciel de facturation : confirmez avec votre fournisseur que le système est adapté à Verifactu, et avec votre conseil la date qui s'applique à votre établissement.

3. Autorisations et protection des données

• Images : chaque élève avec son autorisation par finalité (site, réseaux, communications internes). Les nouvelles familles, signées avant la première photo. Nous le développons dans comment demander l'autorisation d'images.
• Sorties et activités : autorisations génériques pour les sorties de proximité et spécifiques pour les excursions.
• Information sur la protection des données : remise aux nouvelles familles, avec le canal pour exercer leurs droits.
• Accès internes : revoyez qui a accès à quelles données. Le personnel parti en juin ne devrait plus avoir d'utilisateur en septembre.

4. Communication avec les familles

• Accès à l'application ou au portail : toutes les familles inscrites et l'invitation envoyée. Celles qui ne l'activent pas la première semaine ont en général besoin d'un appel.
• Un canal officiel clair : indiquez par écrit quel est le canal pour les avis, les absences et les questions, et lequel ne l'est pas. Les groupes WhatsApp de familles existeront de toute façon ; nous en parlons dans les groupes WhatsApp de parents.
• Horaires de communication : quand les avis sont envoyés et dans quel délai on répond. Évitez de commencer l'année avec des messages à onze heures du soir.
• Réunions de rentrée : convoquées avec une date et un format. Vous avez un déroulé dans la réunion de rentrée avec les familles.

5. Personnel

• Emplois du temps et remplacements : emplois du temps de l'équipe clos et une procédure connue pour couvrir les absences.
• Registre du temps de travail : le système prêt dès le premier jour. Nous l'expliquons dans le registre du temps de travail dans les établissements.
• Coordinateur de bien-être et de protection : désigné et présenté au conseil des enseignants et aux familles.
• Formation de rentrée : qui doit apprendre quel outil avant l'arrivée des élèves, surtout les nouveaux arrivants.

6. Calendrier de l'année

• Calendrier scolaire de votre région et jours fériés locaux chargés dans l'agenda de l'établissement et visibles pour les familles.
• Journée de septembre, dates d'évaluation, remise des bulletins et réunions de tutorat.
• Services avec leur propre calendrier : cantine, transport et périscolaire, avec leurs dates de début.

Ce qui change selon le type d'établissement

• Crèches : en plus de la période d'adaptation, il est utile d'enregistrer dès septembre les montants de scolarisation de chaque enfant. Ce sont les données que demandera le modèle 233 en janvier, et les reconstruire ensuite coûte beaucoup plus cher.
• Académies : groupes par niveau, horaires et carnets d'heures chargés avant d'ouvrir les inscriptions, et le traitement de TVA de chaque service revu avec le conseil. Nous l'expliquons dans la TVA dans les académies.
• Groupes à plusieurs sites : les mêmes tarifs, modèles et procédures sur chaque site, pour que la direction compare des données homogènes dès octobre.

Les cinq chiffres que la direction devrait voir le 30 septembre

1. Places occupées par groupe par rapport à la capacité.
2. Impayés reportés de l'année précédente.
3. Demandes d'inscription en attente de réponse.
4. Familles sans accès actif à l'application ou au portail.
5. Services souscrits par rapport au prévu (cantine, transport, périscolaire).

Si ces cinq chiffres sont sur un écran et non dans cinq tableurs, le démarrage est sous contrôle. D'autres indicateurs pour le reste de l'année sont dans les KPI que tout directeur devrait mesurer chaque mois.

Conclusion

Aucune de ces tâches n'est difficile prise isolément. Ce qui complique septembre, c'est qu'elles arrivent toutes en même temps et dépendent les unes des autres : sans listes closes, pas de reçus justes, et sans familles qui ont accès, pas de communication. Partager la checklist avec des noms et des dates dès la première semaine, c'est ce qui sépare un démarrage ordonné d'un octobre passé à éteindre des incendies.

Si vous voulez voir comment tout cela s'organise sur une seule plateforme, demandez une démo d'Edena.