Jornadas de puertas abiertas y captación para el curso 2027-2028: calendario de trabajo

Las familias que matricularán a sus hijos en septiembre de 2027 ya están empezando a mirar centros. Buscan en Google, preguntan a otras familias, revisan opiniones y, cada vez más, preguntan a asistentes de inteligencia artificial. Cuando llegue el plazo de admisión, muchas tendrán ya una lista corta de dos o tres centros.

Para un colegio, una escuela infantil o una academia, eso significa que la captación del curso 2027-2028 empieza ahora, en septiembre, y no en marzo. Este artículo propone un calendario mes a mes y cómo sacar más partido a la jornada de puertas abiertas.

Septiembre: mirar los datos del año pasado

Antes de planificar, conviene saber qué pasó en la última campaña:

• Cuántas familias se interesaron y por qué canal: web, recomendación, redes, Google, visitas espontáneas.
• Cuántas visitaron el centro y cuántas acabaron presentando solicitud.
• Cuántas formalizaron la matrícula, y por qué se perdieron las demás, si se sabe.
• Plazas por curso para 2027-2028: cuántas vas a ofertar en cada curso de entrada. Si eres un centro sostenido con fondos públicos, ten en cuenta la propuesta de bajada de ratios que explicamos en la ley de ratios y jornada lectiva.

Octubre: preparar el terreno digital

• Una página de admisiones en la web, con lo que las familias preguntan siempre: plazas, horarios, servicios, cuotas o cómo consultarlas, y fechas de puertas abiertas.
• Un formulario de solicitud de información o de visita que llegue directamente a quien va a hacer el seguimiento, no a un buzón genérico.
• Ficha de Google actualizada: horarios, fotos recientes y respuestas a las reseñas.
• Fechas de las jornadas publicadas con tiempo, para que las familias puedan apuntarse.
• Contenido que responda dudas reales, porque es lo que citan los buscadores y los asistentes de IA. Lo explicamos en cómo aparecer en las respuestas de ChatGPT.

Noviembre a febrero: jornadas y visitas

En los centros sostenidos con fondos públicos, el proceso de admisión suele concentrarse en primavera, con fechas que fija cada comunidad. Las jornadas de puertas abiertas tienen más sentido entre noviembre y las semanas previas a ese plazo. Los centros privados tienen más libertad de calendario, aunque la mayoría de familias decide en otoño e invierno.

Una buena jornada de puertas abiertas tiene algunas características comunes:

• Inscripción previa, con un formulario breve que recoja la edad del niño, el curso de entrada y qué le interesa a la familia.
• Recordatorio 48 horas antes y el mismo día.
• Grupos pequeños o turnos, para que las familias puedan preguntar.
• Lo que se muestra: aulas en funcionamiento si es posible, espacios y servicios, y cómo será el día a día del alumno.
• Quién habla: dirección para el proyecto, docentes para lo pedagógico y, si es posible, alguna familia actual del centro.
• Algo para los niños, sobre todo en Infantil: una actividad corta mientras las familias escuchan.
• Material para llevarse, mejor por correo o por enlace que en papel.

Las visitas individuales funcionan como complemento para las familias que ya han mostrado interés y tienen preguntas concretas.

Las 48 horas siguientes

La mayoría de las familias se pierden en los días posteriores a la jornada. Una familia que ha visitado tres centros en dos semanas acaba recordando mejor al que le escribió primero con algo útil.

• Mensaje en las 48 horas siguientes: agradece la visita y responde a lo que preguntó, no un correo genérico.
• Registra en qué punto está cada familia: interesada, visita hecha, solicitud enviada, reserva, matriculada o descartada.
• Asigna un responsable a cada familia, para que nadie se quede sin respuesta.
• Programa el siguiente contacto, por ejemplo cuando se abra el plazo de solicitudes.

Un CRM escolar sirve exactamente para esto; lo desarrollamos en CRM escolar: cómo convertir más solicitudes en matrículas.

Marzo a mayo: admisión y matrícula

• Recuerda los plazos a cada familia interesada, con el enlace a la solicitud.
• Resuelve dudas sobre baremos, documentación o reserva de plaza.
• Formaliza la matrícula con un proceso online que no obligue a imprimir ni a volver al centro. Lo explicamos en matrícula online paso a paso.

Junio: cerrar y aprender

Con la campaña cerrada, toca revisar los datos: cuántas familias en cada paso, qué canales trajeron más matrículas y en qué punto se perdieron más. Esas cifras son el punto de partida del próximo septiembre.

Conclusión

Con la natalidad a la baja, cada familia interesada cuenta más que hace unos años. Los centros que llenan sus plazas suelen cuidar lo que pasa antes y después de la jornada de puertas abiertas: una web que responde, fechas publicadas con tiempo y un seguimiento ordenado de cada familia hasta la matrícula.

Si quieres ver cómo gestionar las solicitudes, las visitas y el seguimiento de cada familia en un tablero por etapas, conoce el CRM escolar de Edena o pide una demo.