Jornades de portes obertes i captació per al curs 2027-2028: calendari de treball

Les famílies que matricularan els seus fills el setembre de 2027 ja estan començant a mirar centres. Busquen a Google, pregunten a altres famílies, revisen opinions i, cada cop més, pregunten a assistents d'intel·ligència artificial. Quan arribi el termini d'admissió, moltes tindran ja una llista curta de dos o tres centres.

Per a un col·legi, una escola bressol o una acadèmia, això vol dir que la captació del curs 2027-2028 comença ara, al setembre, i no al març. Aquest article proposa un calendari mes a mes i com treure més partit a la jornada de portes obertes.

Setembre: mirar les dades de l'any passat

Abans de planificar, convé saber què va passar a l'última campanya:

• Quantes famílies es van interessar i per quin canal: web, recomanació, xarxes, Google, visites espontànies.
• Quantes van visitar el centre i quantes van acabar presentant sol·licitud.
• Quantes van formalitzar la matrícula, i per què es van perdre les altres, si se sap.
• Places per curs per al 2027-2028: quantes n'oferiràs a cada curs d'entrada. Si ets un centre sostingut amb fons públics, tingues en compte la proposta de baixada de ràtios que expliquem a la llei de ràtios i jornada lectiva.

Octubre: preparar el terreny digital

• Una pàgina d'admissions al web, amb el que les famílies pregunten sempre: places, horaris, serveis, quotes o com consultar-les, i dates de portes obertes.
• Un formulari de sol·licitud d'informació o de visita que arribi directament a qui farà el seguiment, no a una bústia genèrica.
• Fitxa de Google actualitzada: horaris, fotos recents i respostes a les ressenyes.
• Dates de les jornades publicades amb temps, perquè les famílies es puguin apuntar.
• Contingut que respongui dubtes reals, perquè és el que citen els cercadors i els assistents d'IA. Ho expliquem a com aparèixer a les respostes de ChatGPT.

Novembre a febrer: jornades i visites

Als centres sostinguts amb fons públics, el procés d'admissió sol concentrar-se a la primavera, amb dates que fixa cada comunitat. Les jornades de portes obertes tenen més sentit entre novembre i les setmanes prèvies a aquest termini. Els centres privats tenen més llibertat de calendari, tot i que la majoria de famílies decideix a la tardor i a l'hivern.

Una bona jornada de portes obertes té algunes característiques comunes:

• Inscripció prèvia, amb un formulari breu que reculli l'edat de l'infant, el curs d'entrada i què li interessa a la família.
• Recordatori 48 hores abans i el mateix dia.
• Grups petits o torns, perquè les famílies puguin preguntar.
• El que es mostra: aules en funcionament si és possible, espais i serveis, i com serà el dia a dia de l'alumne.
• Qui parla: direcció per al projecte, docents per a allò pedagògic i, si és possible, alguna família actual del centre.
• Alguna cosa per als infants, sobretot a infantil: una activitat curta mentre les famílies escolten.
• Material per endur-se, millor per correu o per enllaç que en paper.

Les visites individuals funcionen com a complement per a les famílies que ja han mostrat interès i tenen preguntes concretes.

Les 48 hores següents

La majoria de les famílies es perden els dies posteriors a la jornada. Una família que ha visitat tres centres en dues setmanes acaba recordant millor el que li va escriure primer amb alguna cosa útil.

• Missatge en les 48 hores següents: agraeix la visita i respon al que va preguntar, no un correu genèric.
• Registra en quin punt està cada família: interessada, visita feta, sol·licitud enviada, reserva, matriculada o descartada.
• Assigna un responsable a cada família, perquè ningú no es quedi sense resposta.
• Programa el contacte següent, per exemple quan s'obri el termini de sol·licituds.

Un CRM escolar serveix exactament per a això; ho desenvolupem a CRM escolar: com convertir més sol·licituds en matrícules.

Març a maig: admissió i matrícula

• Recorda els terminis a cada família interessada, amb l'enllaç a la sol·licitud.
• Resol dubtes sobre barems, documentació o reserva de plaça.
• Formalitza la matrícula amb un procés en línia que no obligui a imprimir ni a tornar al centre. Ho expliquem a matrícula en línia pas a pas.

Juny: tancar i aprendre

Amb la campanya tancada, toca revisar les dades: quantes famílies a cada pas, quins canals van portar més matrícules i en quin punt se'n van perdre més. Aquestes xifres són el punt de partida del proper setembre.

Conclusió

Amb la natalitat a la baixa, cada família interessada compta més que fa uns anys. Els centres que omplen les seves places solen cuidar el que passa abans i després de la jornada de portes obertes: un web que respon, dates publicades amb temps i un seguiment ordenat de cada família fins a la matrícula.

Si vols veure com gestionar les sol·licituds, les visites i el seguiment de cada família en un tauler per etapes, coneix el CRM escolar d'Edena o demana una demo.