Journées portes ouvertes et recrutement pour 2027-2028 : calendrier de travail

Les familles qui inscriront leurs enfants en septembre 2027 commencent déjà à regarder les établissements. Elles cherchent sur Google, demandent à d'autres familles, lisent les avis et, de plus en plus, interrogent des assistants d'intelligence artificielle. Quand l'échéance d'admission arrivera, beaucoup auront déjà une liste courte de deux ou trois établissements.

Pour une école, une crèche ou une académie, cela signifie que le recrutement de 2027-2028 commence maintenant, en septembre, et non en mars. Cet article propose un calendrier mois par mois et comment tirer davantage de la journée portes ouvertes.

Septembre : regarder les données de l'an dernier

Avant de planifier, il est utile de savoir ce qui s'est passé lors de la dernière campagne :

• Combien de familles se sont intéressées et par quel canal : site, recommandation, réseaux, Google, visites spontanées.
• Combien ont visité l'établissement et combien ont fini par déposer un dossier.
• Combien ont formalisé l'inscription, et pourquoi les autres ont été perdues, si on le sait.
• Places par niveau pour 2027-2028 : combien vous en offrirez dans chaque année d'entrée. Si vous êtes un établissement financé par des fonds publics, tenez compte de la proposition de baisse des effectifs que nous expliquons dans la loi sur les effectifs et l'horaire d'enseignement.

Octobre : préparer le terrain numérique

• Une page d'admissions sur le site, avec ce que les familles demandent toujours : places, horaires, services, frais ou comment les consulter, et dates des portes ouvertes.
• Un formulaire de demande d'information ou de visite qui arrive directement à la personne qui fera le suivi, pas dans une boîte générique.
• Fiche Google à jour : horaires, photos récentes et réponses aux avis.
• Dates des journées publiées assez tôt pour que les familles puissent s'inscrire.
• Du contenu qui répond à de vraies questions, parce que c'est ce que citent les moteurs de recherche et les assistants d'IA. Nous l'expliquons dans comment apparaître dans les réponses de ChatGPT.

Novembre à février : journées et visites

Dans les établissements financés par des fonds publics, le processus d'admission se concentre en général au printemps, à des dates fixées par chaque région. Les journées portes ouvertes ont plus de sens entre novembre et les semaines qui précèdent cette échéance. Les établissements privés ont plus de liberté de calendrier, même si la plupart des familles décident en automne et en hiver.

Une bonne journée portes ouvertes a quelques traits communs :

• Inscription préalable, avec un formulaire court qui recueille l'âge de l'enfant, l'année d'entrée et ce qui intéresse la famille.
• Un rappel 48 heures avant et le jour même.
• De petits groupes ou des créneaux, pour que les familles puissent poser des questions.
• Ce que l'on montre : des classes en activité si possible, les espaces et les services, et à quoi ressemblera la journée de l'élève.
• Qui parle : la direction pour le projet, les enseignants pour la pédagogie et, si possible, une famille actuelle de l'établissement.
• Quelque chose pour les enfants, surtout en maternelle : une activité courte pendant que les familles écoutent.
• De quoi repartir, mieux par e-mail ou par lien que sur papier.

Les visites individuelles complètent le dispositif pour les familles qui ont déjà montré de l'intérêt et ont des questions précises.

Les 48 heures qui suivent

La plupart des familles se perdent dans les jours qui suivent la journée. Une famille qui a visité trois établissements en deux semaines finit par mieux se souvenir de celui qui a écrit le premier avec quelque chose d'utile.

• Un message dans les 48 heures : remerciez de la visite et répondez à ce qui a été demandé, pas un e-mail générique.
• Notez où en est chaque famille : intéressée, visite faite, dossier envoyé, place réservée, inscrite ou écartée.
• Attribuez un responsable à chaque famille, pour que personne ne reste sans réponse.
• Programmez le contact suivant, par exemple à l'ouverture de la période de candidatures.

Un CRM scolaire sert exactement à cela ; nous le développons dans CRM scolaire : comment transformer plus de candidatures en inscriptions.

Mars à mai : admission et inscription

• Rappelez les échéances à chaque famille intéressée, avec le lien vers le dossier.
• Répondez aux questions sur les barèmes, les documents ou la réservation de place.
• Formalisez l'inscription avec un parcours en ligne qui n'oblige ni à imprimer ni à revenir à l'établissement. Nous l'expliquons dans l'inscription en ligne pas à pas.

Juin : clôturer et apprendre

Campagne close, il est temps de revoir les données : combien de familles à chaque étape, quels canaux ont apporté le plus d'inscriptions et où l'on en a perdu le plus. Ces chiffres sont le point de départ du prochain septembre.

Conclusion

Avec une natalité en baisse, chaque famille intéressée compte davantage qu'il y a quelques années. Les établissements qui remplissent leurs places soignent en général ce qui se passe avant et après la journée portes ouvertes : un site qui répond, des dates publiées à temps et un suivi ordonné de chaque famille jusqu'à l'inscription.

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