Factura electrònica obligatòria: el calendari 2027-2028 per a escoles i acadèmies

La factura electrònica obligatòria entre empreses feia anys que s'anunciava sense data. Des del 6 d'octubre de 2026 té calendari. L'Ordre HAC/1028/2026, publicada al BOE el 5 d'octubre, regula la solució pública de facturació electrònica de l'Agència Tributària i, amb la seva entrada en vigor l'endemà, posa en marxa els terminis previstos al Reial decret 238/2026.

Per a una escola, una escola bressol o una acadèmia, la pregunta pràctica té dues parts: quines factures emet a empreses i quines factures rep dels seus proveïdors. Aquest article repassa les dates, a qui afecten i què convé preparar.

Les dates

Els terminis es compten des del 6 d'octubre de 2026:

• 6 d'octubre de 2027: empresaris i professionals amb una facturació anual superior a 8 milions d'euros han d'emetre, enviar i rebre factures electròniques, i informar de l'estat de les factures i del seu pagament.
• 6 d'octubre de 2028: la resta d'empresaris i professionals han d'emetre, enviar i rebre factures electròniques. Les persones jurídiques que facturen 8 milions o menys també han d'informar de l'estat i del pagament.
• 6 d'octubre de 2029: els autònoms i les entitats en règim d'atribució de rendes, com les societats civils, comencen a informar de l'estat i del pagament de les seves factures.

La gran majoria de centres educatius factura menys de 8 milions d'euros l'any, així que la seva data és l'octubre de 2028. Un grup educatiu gran pot superar aquest llindar i tenir la del 2027.

Quines factures hi entren i quines no

L'obligació cobreix les factures entre empresaris i professionals. En un centre educatiu això vol dir:

• Les famílies en queden fora. Els rebuts de quotes, menjador o extraescolars que s'emeten a les famílies no són factures entre empreses. Continuen subjectes a Verifactu, que és una altra obligació amb el seu propi calendari, com expliquem a l'ajornament de Verifactu.
• Hi entren les factures que emets a empreses. Per exemple, una acadèmia que fa formació als treballadors d'una empresa, també la formació bonificada que expliquem a bonificacions FUNDAE a les acadèmies, una escola que lloga les seves instal·lacions o un centre que presta serveis a una altra entitat del seu grup.
• Hi entren les factures que reps dels proveïdors. Càtering del menjador, transport, manteniment, material, neteja o programari. Quan els arribi el termini, els teus proveïdors t'enviaran factures electròniques, i si algun factura més de 8 milions ho farà des de l'octubre de 2027.

Aquest últim punt sovint es passa per alt: encara que el centre no faci mai cap factura a una empresa, sí que en rep factures.

Què canvia respecte a un PDF

Una factura en PDF enviada per correu no és una factura electrònica als efectes d'aquesta norma. La factura s'ha de generar en un format estructurat, que un programa pugui llegir sense intervenció humana, i circular per un d'aquests canals:

• La solució pública de l'Agència Tributària: gratuïta, per emetre, rebre i consultar factures. La solució pública treballa amb la sintaxi UBL i la norma europea EN 16931.
• Una plataforma privada de facturació electrònica, que ha de ser interoperable amb la resta.

A més, la norma afegeix una obligació nova: informar de l'estat de cada factura, si s'accepta o es rebutja, i de la data en què es paga. L'objectiu declarat és reduir la morositat entre empreses, i a la pràctica obliga que la recepció i el pagament de factures quedin registrats.

Què convé preparar

El termini de la majoria de centres és l'octubre de 2028, però hi ha feina que és millor fer amb calma:

1. Fes inventari del que factures a empreses: quins conceptes, a quants clients i des de quin programa.
2. Fes inventari del que reps: proveïdors habituals, volum de factures al mes i qui les registra avui.
3. Comprova el teu llindar: si el centre, o el grup, factura més de 8 milions d'euros, la teva data és l'octubre de 2027.
4. Tria canal: la solució pública gratuïta o una plataforma privada. Parla amb la teva gestoria, perquè la comptabilitat s'alimenta d'aquestes factures. Ho tractem a la integració entre el centre i la gestoria.
5. Pregunta als teus proveïdors grans com i quan començaran a enviar-te factures electròniques.
6. Revisa qui marca les factures com a pagades: la nova obligació d'informar del pagament exigeix que aquesta dada existeixi i estigui al dia.

La relació amb Verifactu

Són dues obligacions diferents que es toquen. Verifactu regula el programa amb què s'emeten les factures, totes, incloses les de les famílies. La factura electrònica regula el format i el canal de les factures entre empreses. Una factura a una empresa emesa amb programari haurà de complir totes dues coses.

Per això Hisenda va anunciar el 5 d'octubre la seva intenció de portar també Verifactu a l'octubre de 2028: perquè la majoria d'empreses i professionals s'adaptin a les dues coses alhora. Aquest ajornament, a data d'aquest article, encara no s'ha publicat al BOE.

Conclusió

Amb l'Ordre HAC/1028/2026, la factura electrònica entre empreses ja té dates: octubre de 2027 per a qui factura més de 8 milions d'euros i octubre de 2028 per a la resta. En un centre educatiu, l'impacte és menys a les famílies, que en queden fora, que a les factures a empreses i, sobretot, a les que rep dels seus proveïdors. Dos anys semblen molts, però fer inventari, triar canal i coordinar-se amb la gestoria porta el seu temps.

Si vols tenir la facturació a les famílies en ordre, amb Verifactu i cobraments per SEPA en una sola plataforma, coneix la facturació d'Edena o demana una demo.