Facture électronique obligatoire en Espagne : le calendrier 2027-2028 pour les écoles et académies

La facture électronique obligatoire entre entreprises était annoncée depuis des années en Espagne, sans date. Depuis le 6 octobre 2026, elle a un calendrier. L'arrêté HAC/1028/2026, publié au BOE, le journal officiel espagnol, le 5 octobre, encadre la solution publique de facturation électronique de l'Agence fiscale et, en entrant en vigueur le lendemain, déclenche les délais prévus par le décret royal 238/2026.

Pour une école, une crèche ou une académie, la question pratique a deux volets : quelles factures elle émet à des entreprises, et quelles factures elle reçoit de ses fournisseurs. Cet article passe en revue les dates, les personnes concernées et ce qu'il vaut mieux préparer.

Les dates

Les délais courent à partir du 6 octobre 2026 :

• 6 octobre 2027 : les entreprises et professionnels dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 8 millions d'euros doivent émettre, envoyer et recevoir des factures électroniques, et déclarer le statut des factures et leur paiement.
• 6 octobre 2028 : toutes les autres entreprises et tous les autres professionnels doivent émettre, envoyer et recevoir des factures électroniques. Les personnes morales dont le chiffre d'affaires est de 8 millions ou moins doivent aussi déclarer le statut et le paiement.
• 6 octobre 2029 : les indépendants et les entités relevant du régime d'attribution des revenus, comme les sociétés civiles, commencent à déclarer le statut et le paiement de leurs factures.

La grande majorité des établissements scolaires facture moins de 8 millions d'euros par an, leur date est donc octobre 2028. Un grand groupe scolaire peut dépasser ce seuil et relever de 2027.

Quelles factures sont concernées, et lesquelles ne le sont pas

L'obligation couvre les factures entre entreprises et professionnels. Dans un établissement, cela signifie :

• Les familles sont hors champ. Les reçus de frais de scolarité, de cantine ou d'activités périscolaires émis aux familles ne sont pas des factures entre entreprises. Ils restent soumis à Verifactu, une autre obligation avec son propre calendrier, comme nous l'expliquons dans le report de Verifactu.
• Les factures que vous émettez à des entreprises sont concernées. Par exemple, une académie qui forme les salariés d'une entreprise, y compris la formation subventionnée que nous traitons dans les subventions FUNDAE, une école qui loue ses installations ou un établissement qui fournit des services à une autre entité de son groupe.
• Les factures que vous recevez de vos fournisseurs sont concernées. Restauration de la cantine, transport, maintenance, matériel, nettoyage ou logiciel. À leur échéance, vos fournisseurs vous enverront des factures électroniques, et ceux qui facturent plus de 8 millions le feront dès octobre 2027.

Ce dernier point passe souvent inaperçu : même si l'établissement ne facture jamais une entreprise, il reçoit bien des factures d'entreprises.

Ce qui change par rapport à un PDF

Une facture PDF envoyée par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de cette norme. La facture doit être générée dans un format structuré, lisible par un logiciel sans intervention humaine, et transiter par l'un de ces canaux :

• La solution publique de l'Agence fiscale : gratuite, pour émettre, recevoir et consulter des factures. Elle fonctionne avec la syntaxe UBL et la norme européenne EN 16931.
• Une plateforme privée de facturation électronique, qui doit être interopérable avec les autres.

La norme ajoute en outre une obligation nouvelle : déclarer le statut de chaque facture, acceptée ou rejetée, et la date de son paiement. L'objectif affiché est de réduire les retards de paiement entre entreprises ; en pratique, la réception et le paiement des factures doivent être enregistrés.

Ce qu'il vaut mieux préparer

La plupart des établissements ont jusqu'à octobre 2028, mais une partie du travail se fait mieux sans urgence :

1. Recensez ce que vous facturez à des entreprises : quels postes, combien de clients et depuis quel logiciel.
2. Recensez ce que vous recevez : fournisseurs habituels, nombre de factures par mois et personne qui les enregistre aujourd'hui.
3. Vérifiez votre seuil : si l'établissement, ou le groupe, facture plus de 8 millions d'euros, votre date est octobre 2027.
4. Choisissez un canal : la solution publique gratuite ou une plateforme privée. Parlez-en à votre cabinet comptable, car la comptabilité s'alimente de ces factures. Nous en parlons dans l'intégration entre l'établissement et le cabinet comptable.
5. Demandez à vos grands fournisseurs comment et quand ils commenceront à vous envoyer des factures électroniques.
6. Vérifiez qui marque les factures comme payées : la nouvelle obligation de déclarer le paiement suppose que cette information existe et soit à jour.

Le lien avec Verifactu

Ce sont deux obligations distinctes qui se recoupent. Verifactu encadre le logiciel avec lequel sont émises les factures, toutes, y compris celles des familles. La facture électronique encadre le format et le canal des factures entre entreprises. Une facture adressée à une entreprise et émise avec un logiciel devra respecter les deux.

C'est pourquoi le ministère des Finances a annoncé le 5 octobre son intention de reporter aussi Verifactu à octobre 2028 : pour que la plupart des entreprises et professionnels s'adaptent aux deux en même temps. À la date de cet article, ce report n'est pas encore publié au BOE.

Conclusion

Avec l'arrêté HAC/1028/2026, la facture électronique entre entreprises a désormais des dates : octobre 2027 au-delà de 8 millions d'euros de chiffre d'affaires, octobre 2028 pour les autres. Dans un établissement scolaire, l'impact porte moins sur les familles, hors champ, que sur les factures aux entreprises et surtout sur celles reçues des fournisseurs. Deux ans, cela paraît long, mais recenser, choisir un canal et se coordonner avec le cabinet comptable prend du temps.

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