Factura electrónica obligatoria: el calendario 2027-2028 para colegios y academias

La factura electrónica obligatoria entre empresas llevaba años anunciada sin fecha. Desde el 6 de octubre de 2026 tiene calendario. La Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre, regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria y, con su entrada en vigor al día siguiente, pone en marcha los plazos previstos en el Real Decreto 238/2026.

Para un colegio, una escuela infantil o una academia, la pregunta práctica tiene dos partes: qué facturas emite a empresas y qué facturas recibe de sus proveedores. Este artículo repasa las fechas, a quién afectan y qué conviene preparar.

Las fechas

Los plazos se cuentan desde el 6 de octubre de 2026:

• 6 de octubre de 2027: empresarios y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros deben emitir, enviar y recibir facturas electrónicas, e informar del estado de las facturas y de su pago.
• 6 de octubre de 2028: el resto de empresarios y profesionales deben emitir, enviar y recibir facturas electrónicas. Las personas jurídicas que facturan 8 millones o menos también deben informar del estado y del pago.
• 6 de octubre de 2029: los autónomos y las entidades en régimen de atribución de rentas, como las sociedades civiles, empiezan a informar del estado y del pago de sus facturas.

La gran mayoría de centros educativos factura menos de 8 millones de euros al año, así que su fecha es octubre de 2028. Un grupo educativo grande puede superar ese umbral y tener la de 2027.

Qué facturas entran y cuáles no

La obligación cubre las facturas entre empresarios y profesionales. En un centro educativo eso significa:

• Quedan fuera las familias. Los recibos de cuotas, comedor o extraescolares que se emiten a las familias no son facturas entre empresas. Siguen sujetos a Verifactu, que es otra obligación con su propio calendario, como explicamos en el aplazamiento de Verifactu.
• Entran las facturas que emites a empresas. Por ejemplo, una academia que imparte formación a trabajadores de una empresa, también la formación bonificada que explicamos en bonificaciones FUNDAE en academias, un colegio que alquila sus instalaciones o un centro que presta servicios a otra entidad de su grupo.
• Entran las facturas que recibes de proveedores. Catering del comedor, transporte, mantenimiento, material, limpieza o software. Cuando les llegue su plazo, tus proveedores te enviarán facturas electrónicas, y si alguno factura más de 8 millones lo hará desde octubre de 2027.

Este último punto suele pasarse por alto: aunque el centro no facture nunca a una empresa, sí recibe facturas de ellas.

Qué cambia respecto a un PDF

Una factura en PDF enviada por correo no es una factura electrónica a efectos de esta norma. La factura tiene que generarse en un formato estructurado, que un programa pueda leer sin intervención humana, y circular por uno de estos canales:

• La solución pública de la Agencia Tributaria: gratuita, para emitir, recibir y consultar facturas. La solución pública trabaja con la sintaxis UBL y la norma europea EN 16931.
• Una plataforma privada de facturación electrónica, que debe ser interoperable con el resto.

Además, la norma añade una obligación nueva: informar del estado de cada factura, si se acepta o se rechaza, y de la fecha en que se paga. El objetivo declarado es reducir la morosidad entre empresas, y en la práctica obliga a que la recepción y el pago de facturas queden registrados.

Qué conviene preparar

El plazo de la mayoría de centros es octubre de 2028, pero hay trabajo que es mejor hacer con calma:

1. Haz inventario de lo que facturas a empresas: qué conceptos, a cuántos clientes y desde qué programa.
2. Haz inventario de lo que recibes: proveedores habituales, volumen de facturas al mes y quién las registra hoy.
3. Comprueba tu umbral: si el centro, o el grupo, factura más de 8 millones de euros, tu fecha es octubre de 2027.
4. Elige canal: la solución pública gratuita o una plataforma privada. Habla con tu gestoría, porque la contabilidad se alimenta de estas facturas. Lo tratamos en la integración entre el centro y la gestoría.
5. Pregunta a tus proveedores grandes cómo y cuándo empezarán a enviarte facturas electrónicas.
6. Revisa quién marca las facturas como pagadas: la nueva obligación de informar del pago exige que ese dato exista y esté al día.

La relación con Verifactu

Son dos obligaciones distintas que se tocan. Verifactu regula el programa con el que se emiten las facturas, todas, incluidas las de las familias. La factura electrónica regula el formato y el canal de las facturas entre empresas. Una factura a una empresa emitida con software tendrá que cumplir las dos cosas.

Por eso Hacienda anunció el 5 de octubre su intención de llevar también Verifactu a octubre de 2028: para que la mayoría de empresas y profesionales se adapten a ambas cosas a la vez. Ese aplazamiento, a fecha de este artículo, todavía no está publicado en el BOE.

Conclusión

Con la Orden HAC/1028/2026, la factura electrónica entre empresas ya tiene fechas: octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones de euros y octubre de 2028 para el resto. En un centro educativo, el impacto está menos en las familias, que quedan fuera, que en las facturas a empresas y, sobre todo, en las que recibe de sus proveedores. Dos años parecen mucho, pero inventariar, elegir canal y coordinarse con la gestoría lleva su tiempo.

Si quieres tener la facturación a las familias en orden, con Verifactu y cobros por SEPA en una sola plataforma, conoce la facturación de Edena o pide una demo.